Requisitos plataforma teleformación FUNDAE

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FUNDAE (anteriormente Fundación Tripartita) publicó el 30 de noviembre del 2016 un documento denominado “Modalidad de Teleformación: Orientaciones en la Iniciativa de Formación Programada por las empresas para sus trabajadores”.

En este documento FUNDAE establece los requisitos que debe cumplir una  plataforma de e-learning para poder bonificar cursos en modalidad online (teleformación, e-learning, virtual…).

En esta entrada trataremos de desarrollar punto por punto el documento de orientaciones y con nuestras recomendaciones basadas en las consultas realizadas a FUNDAE en este sentido y las inspecciones que suele realizar el SEPE a nuestros clientes.

SECCIÓN 1

DEFINICIÓN

Esta primera sección del documento sirve como introducción al resto de secciones, explicando definiciones básicas y nombrando alguno de los requisitos principales que FUNDAE exige a las plataformas de formación on-line y que posteriormente se detallan y concretan de forma más amplia.

En esta sección nos centraremos únicamente en aquellas cuestiones que no vuelven a aparecer en el documento de forma más detallada, que será cuando las desarrollemos.

“Se entenderá que una acción formativa se realiza mediante teleformación (e-learning, formación on-line, formación virtual, etc) cuando su impartición se desarrolle a través de una plataforma de formación que posibilite la interacción de participantes, tutores y recursos localizados en diferentes lugares.”

DISPONER DE UNA PLATAFORMA E-LEARNING QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS DE FUNDAE

Obvio pero importante: es imprescindible disponer de una plataforma e-learning que será el medio en el que confluyen el resto de elementos.

“Las aulas virtuales son una variante de la modalidad de teleformación. Su diferencia con otras modalidades de teleformación es que se exige que la formación se realice de forma sincronizada, para que todos los participantes se encuentren en el aula virtual en el momento de la sesión.
Para poder ser bonificada, la formación mediante aulas virtuales (ej. Skype, webex,…) debe estar incorporada a una plataforma virtual, de forma que se cumplan todos los requisitos (registros, controles, etc.) descritos a continuación.
El aula virtual en ningún caso podrá utilizarse para desarrollar las sesiones de evaluación final o de tutoría que, en la modalidad de teleformación, requieran presencia física del alumnado de conformidad con lo estipulado en la normativa en vigor que regule la especialidad a la que se refiera la acción formativa que se imparta mediante teleformación”

Aquí se habla de un concepto al que después no vuelve a hacerse referencia en el resto del documento. Se trata de una variante de la modalidad teleformación, que denomina aula virtual. La diferencia es que los contenidos son principalmente transmitidos al alumno mediante videoconferencia, lo que obliga a que los alumnos se conecten en un momento concreto a la plataforma para poder adquirir dichos conocimientos (formación síncrona).

Si quieres hacer este tipo de formación on-line con los requisitos que marca FUNDAE, hay dos conceptos muy importantes a tener en cuenta:

  1. El sistema de videoconferencia que se use debe estar incorporada a una plataforma virtual, por lo que no es válido usar únicamente el sistema de videoconferencia que se elija (Skype, Webex, …)
  2. De forma que se cumplan todos los requisitos (registros, controles, etc.) descritos a continuación.

El más importante y complicado de cumplir si realizas esta modalidad de formación. y casi diríamos que incongruente. ¿Por qué? Entre otras cosas porque se exige como requisito el registro de tiempos y comunicaciones entre tutor y participantes. Al tratarse de sistemas externos a la plataforma que debes utilizar va a ser muy complicado llevar este registro de forma unificada.

 

SECCIÓN 2

Requisitos Técnicos FUNDAE de la plataforma e-learning

“Definición: Entorno virtual de aprendizaje sistemático que, permitiendo la interacción y el seguimiento, posibilita, mediante la conexión como usuario autorizado, el acceso a contenidos, actividades de aprendizaje y recursos formativos multimedia. La mera puesta a disposición de contenidos no es suficiente.”

Este apartado comienza con una definición de lo que es un entorno virtual, o plataforma elearning según FUNDAE, y desglosa a continuación en los siguientes puntos los requisitos que debe tener.

 

Requisitos Técnicos de la Plataforma

EXIGIBLE

Interactividad: Se debe garantizar la interacción entre participantes y tutor/es a través del propio flujo de funcionamiento de la plataforma de teleformación que facilita información sobre el aprendizaje. Se debe garantizar asimismo la interactividad entre los participantes.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Deben existir herramientas dentro de la plataforma para que interactúen los alumnos con el tutor/profesor y también los alumnos entre sí.
Más adelante concreta que tipo de herramientas son exigidas.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

No te limites a poner a disposición de los alumnos únicamente los contenidos y ejercicios que componen el curso.
La plataforma debe propiciar, permitir y fomentar la comunicación y relación entre todos los participantes de la acción formativa.

EXIGIBLE

“Poseer las licencias adecuadas para el uso de la plataforma.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

La plataforma utilizada puede ser:

  • Una plataforma propia, que hayas montando/comprado : En ese caso debes tener justificante de compra o justificar que estás pagando un hosting y/o mantenimiento de la misma.
  • o puede ser una alquilada a un tercero: En este caso deberás presentar el contrato en vigor que has firmado con esa empresa para este servicio.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

En caso de alquiler asegúrate de tener los contratos pertinentes firmados con el proveedor. En ellos tiene que quedar constancia de las fechas de vigencia del contrato y los servicios que incluye.

EXIGIBLE

“Tener disponibilidad 24 x 7”
“Permitir un acceso simultáneo a todos los posibles usuarios, garantizando un ancho de banda de la plataforma que se mantenga uniforme durante el curso.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Estos puntos hacen referencia a la estabilidad y capacidad de la plataforma. La plataforma debe ser accesible de forma continua (24 horas x 7 días de la semana) durante la realización del curso.

Por otro lado, el ancho de banda debe ser suficiente como para soportar el hecho de que todos los alumnos se conecten al mismo tiempo. Dependerá del tipo de contenido que utilice el que necesite más o menos ancho de banda. Por ejemplo, los videos consumen mucho más ancho de banda que un PDF.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Asegurar que la plataforma se encuentra alojada en un sistema de alta disponibilidad, que asegure que ante un problema existen mecanismos que aseguren la continuidad del servicio.
Es recomendable, en caso de alquilar a un proveedor, que en el contrato conste un acuerdo ANS (SLA en inglés) donde se especifiquen estas cuestiones.

El ancho de banda (caudal de datos) que necesite dependerá del tipo de información de la que se compone el curso y de el número de alumnos que accedan a este contenido de forma simultánea.
De forma general, recomendamos un ancho de banda de al menos 250Mbps garantizado.

EXIGIBLE

“Backup (copia de seguridad) con periodicidad suficiente para garantizar la recuperación de la totalidad de los datos en caso de fallo del sistema.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Las copias de seguridad son obligatorias. No podemos poner como excusa ante una inspección que hemos perdido todos los datos y no podemos justificar las bonificaciones.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Diseña un sistema de backup periódico y automático que asegure una recuperación fiable de los datos. Recomendamos, al menos, una copia incremental diaria y una total mensual.

Asegúrate de conocer la periodicidad y tipo de copias de seguridad que hace tu proveedor.

EXIGIBLE

“Realizar el tratamiento de los datos de carácter personal de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y demás normativa de desarrollo que resulte de aplicación.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Cuidado con este punto. Las multas que puede imponer la Agencia de Protección de Datos superan en muchos casos a las que puede poner FUNDAE.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Asegúrate de que tu empresa y la plataforma cumplen con la nueva LOPD (y ahora con la nueva ley RGPD) y están dados de alta y en regla en la Agencia de Protección de Datos.
Si tu plataforma es alquilada a un tercero, asegúrate de que el contrato incluya clausulas específicas a este respecto.

EXIGIBLE

“Accesibilidad. Las plataformas y contenidos deben ser accesibles para las personas con discapacidad (Ley 30/2015, Artículo 14.1). Este requisito entró en vigor el 1/01/2016.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

La plataforma (¡y los contenidos!) deben ser accesibles para personas con cierta discapacidad. En la plataforma, este punto implica cumplir una serie de normas en cuanto a colores, tamaños de letra, contrastes, diferenciación de enlaces, etc.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Existen 3 diferentes niveles de adaptación a la accesibilidad (A, AA y AAA). Cada uno de ellos más exigente (y complicado de cumplir) que el anterior. En la ley mencionada en el documento no especifica el nivel a cumplir, pero recomendamos al menos el nivel AA, que ya cubre un gran espectro de discapacidades.

Desde este enlace podéis comprobar todos los requisitos a cumplir para cada uno de los niveles mencionados.

 

Organización de la formación on-line de FUNDAE

EXIGIBLE

“Guía didáctica del curso: objetivos, resumen de contenidos, y funcionamiento del curso herramientas y metodología de aprendizaje, características tutoría, calendario, seguimiento, controles y sistema de evaluación.”
“Sistema de ayuda/manual on-line sobre el funcionamiento de la plataforma.(utilización, navegación, recursos, asistencia técnica para la resolución de problemas/,etc.).”

NUESTRA RECOMENDACIÓN

La guía didáctica puede ser un documento PDF elaborado que incluyáis al inicio del curso. Aseguraos de informar de todos los puntos que solicita FUNDAE.

Por otra parte, en cuanto a la ayuda, lo que se pretende es que el alumno tenga claro qué tiene que hacer y cómo en la plataforma. Así como un lugar donde poder consultar dudas o problemas que le surjan.
Para cumplir este requisito bastará con un manual indicando los pasos´, navegación y uso de las herramientas de la plataforma. Este manual podeis reutilizarlo para todos vuestros cursos.

Lo ideal es que utiliceis una plataforma fácil, intuitiva, robusta (que no de problemas técnicos) y vaya guiando al alumno en su progreso.
No solo para cumplir este requisito, si no por que os evitará multitud de horas de soporte, quejas y trabajo adicional en todos los cursos que realiceis.

DESEABLE

“FAQs: apartado de Preguntas más Frecuentes referidas a la acción formativa.”

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Este es un requisito NO exigible, por lo que no es necesario realizarlo, sin embargo si en vuestros cursos detectáis que se repiten las mismas preguntas una y otra vez tenéis 2 opciones:

  • [recomendada] Modificar el contenido para explicar mejor estos puntos.
  • Crear un nuevo apartado respondiendo a estas preguntas de antemano

Esto os ahorrará trabajo en futuras ediciones del curso y aumentará la satisfacción de los alumnos.

 

Registro de actividad

registro de la actividad de los alumnos FUNDAE

“La plataforma deberá estar habilitada para generar registros de interacción con el programa por parte de cada usuario, así como el de todas las actividades que realizan.”

Seguramente es el apartado técnico más a tener en cuenta, y por ello es por lo que aconsejamos a las empresas que van a impartir teleformación que hagan especial hincapié en comprobar que la plataforma que elijan se adapte a todos los requisitos exigidos.

EXIGIBLE

“Los tiempos de conexión e interacción de los participantes entre las fechas de inicio y fin de la acción formativa/curso, que deberán estar en consonancia con el aprendizaje y las horas comunicadas.

El alumno deberá recorrer todos los contenidos del curso, consultar al tutor-formador las dudas, en su caso, a través de la propia plataforma.

Los órganos de control comprobarán los tiempos de conexión de los participantes entre las fechas de inicio y fin de la acción formativa/curso, que deben estar en consonancia con el aprendizaje y con las horas comunicadas.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Este apartado es vital, puesto que se va a valorar el tiempo de conexión de los alumnos en relación a las horas lectivas comunicadas.

El principal objetivo de este requisito es ver que las actividades del curso se han ido haciendo de manera progresiva durante las fechas de inicio y finalización del curso.
Llamará la atención del inspector aquellos alumnos que han realizado muchas actividades en un día concreto… sobre todo aquellas acciones que se han realizado al final del curso para alcanzar los requisitos de la bonificación.

Por supuesto, cualquier acción realizada fuera de las fechas comunicadas no debe contabilizar en ninguno de los informes.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

La plataforma elearning debe guardar y generar informes de las fechas y horas en las que los alumnos acceden y realizan los contenidos y actividades del curso.

Dentro de este apartado, ponemos el foco en dos puntos:

El formato SCORM: Puede ser una fuente de problemas, puesto que no sólo la plataforma debe estar correctamente diseñada, sino que el propio SCORM es quien comunica a la plataforma los tiempos.
Por nuestra experiencia, son muchos los SCORMs que han sido programados por gente “no experta”, por lo que de una u otra forma termina resultando que los tiempos no se calculan bien.
Nuestra solución en evolCampus ha sido “no fiarnos” de los tiempos informados por el SCORM diseñando un sistema propio que asegure que se registran todos los tiempo correctamente.

Sistema de desconexión: La plataforma debe controlar que, una vez el alumno ha entrado en el campus, el tiempo no siga contando indefinidamente aunque no haya ninguna interacción.
Por lo que hemos podido saber, es uno de los primeros puntos que comprueban los inspectores, para evitar que el alumno pueda dejar la plataforma abierta acumulando tiempo de forma “fraudulenta”.

Así mismo, teniendo en cuenta la importancia que FUNDAE da a que haya consonancia entre las horas lectivas y el tiempo de conexión, sería realmente útil que la plataforma informe tanto al alumno como al administrador del porcentaje de tiempo conectado sobre las horas lectivas que lleva cada alumno en todo momento.

EXIGIBLE

Trazabilidad del participante: Se comprobará que el alumno ha realizado el itinerario formativo de acuerdo con la secuencia diseñada para los contenidos de la acción formativa, entre las fechas de inicio y fin de la misma. Es decir, el paso o la navegación del participante por los diferentes contenidos.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Otro tema muy importante, que también es novedad a partir de este documento: el alumno tiene obligación de realizar la formación en el mismo orden en que ha sido diseñado. Esto quiere decir que no puede pasar al siguiente contenido/actividad hasta haber completado el anterior.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Asegúrate de que el alumno no puede acceder a un contenido sin haber completado el anterior.
Si tu plataforma te obliga a configurar actividad por actividad para conseguir esto, tenlo en cuenta si añades/eliminas contenido o cambias el orden del mismo. Como debe quedar reflejada la fecha de realización de cada actividad, es muy rápido de detectar por el inspector si el acceso secuencial se cumple o no.
Lo ideal es que la plataforma cuente con una opción que indique si el contenido debe accederse de forma secuencial o no y así no preocuparse de estas cuestiones al crear o modificar el contenido.

EXIGIBLE

Controles de aprendizaje: durante el proceso formativo de los participantes. Como mínimo, deberán haberse realizado el 75% de los controles de evaluación del aprendizaje que deberán estar distribuidos a lo largo de la realización de la acción formativa.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Aquí tenemos 2 cuestiones importantes, que son un requisito indispensable para que el alumno pueda ser bonificado.

Por un lado, deben existir varias actividades evaluables (test, ejercicios de corrección, exámenes, etc…) que el alumno debe ir realizando.

A parte de ser varios los controles, tienen que estar repartidos por el curso. No es válido que sólo exista uno al final o que existan varios pero todos al final del curso.

Por último, el alumno tiene que realizar al menos el 75% de los mismos para considerar este requisito como superado.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

No dispongas únicamente de un solo control de evaluación al final del curso. Ésto podía ser algo típico con anterioridad, pero ya no está permitido.

Crea varias actividades, por ejemplo una al final de cada tema y una al del curso. Esto último es un requisito DESEABLE como veremos más adelante.

Si vuestra plataforma permite crear ejercicios autoevaluables (por ejemplo tipo test que el alumno puede corregir tras realizarlo) podéis realizar el seguimiento de los alumnos, y ellos también irán adquiriendo los conocimientos a medida que avanzan y supondrá menos trabajo para vosotros.

EXIGIBLE

Asistencia tutorial: Registro de la interacción entre participantes y tutor-formador.”

Interactividad de los participantes a través de las herramientas de comunicación de las plataformas para resolución de dudas, aclaración de contenidos, corrección de pruebas, etc.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

La plataforma virtual debe contar con herramientas que permitan la comunicación de los alumnos con el tutor-formador.

Todas esas comunicaciones deben quedar registradas por lo que debemos ser capaces de generar un informe con todas las comunicaciones que se han producido entre un alumno concreto y el tutor o el de todos los alumnos.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Asegúrese de que todas las comunicaciones que los alumnos realizan con el tutor se realizan dentro de la plataforma. Las comunicaciones realizadas por otros medios externos (skype, email, teléfono…) son imposibles o difíciles de registrar, por lo que no pueden presentarse ante una inspección.

Por otro lado, asegúrate de que las comunicaciones dentro de la plataforma quedan registradas con toda la información necesaria (quien escribe el mensaje, quien lo recibe, el mensaje en sí, fecha y hora) y puede generarse un informe de forma sencilla.

DESEABLE

Interactividad entre los participantes: Es deseable que la plataforma pueda generar registros que permitan a los participantes conocer qué participantes de su curso y grupo están conectados en el momento de acceso con el fin de poder conectar con ellos para la puesta en común de contenidos, dudas, y otros temas relacionados con la formación y contribuir así a una mejora de la calidad.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Aquí plantea 2 cuestiones importantes y que más adelante aparecen como EXIGIBLES:

  • Es necesario que los alumnos puedan ver qué otros alumnos están conectados en ese mismo momento, más adelante se EXIGE como visualización de usuarios en línea para posibilitar la interacción entre ellos.
  • Que existan herramientas y espacios donde estos alumnos puedan comunicarse y poner en común cuestiones del curso. Esto igualmente está EXIGIDO en el siguiente punto Herramientas de comunicación

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Aplicar las recomendaciones que damos en el siguiente punto Herramientas de comunicación donde aparecen estas cuestione como exigibles.

DESEABLE

Controles de aprendizaje: Es deseable que se incluya un control a la finalización de la acción formativa.”

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Además de cumplir el requisito EXIGIBLE de que existan varios controles de aprendizaje distribuidos en el curso, recomendamos que exista un control al final del curso.

 

Herramientas de comunicación

“Las herramientas de comunicación deberán estar integradas en la plataforma”

Este punto es muy importante: No está permitido que se use mensajería, chat o videoconferencia que no estén integradas en la plataforma.

El objetivo de este requisito es que todas las comunicaciones y acciones estén registradas y unificadas para que posteriormente se pueda acceder a esta información y tener una visión completa y traza de todo lo que ha pasado en el curso.

Veamos qué herramientas de comunicación están EXIGIDAS por FUNDAE en la plataforma e-learning:

EXIGIBLE

Foro

NUESTRA EXPLICACIÓN

Los foros de debate son una herramienta muy útil entre los alumnos y el tutor. Con esta herramienta se busca que el curso sea dinámico y potenciar la comunicación interna.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

A parte de tener un sistema de foros de debate en la plataforma, te recomendamos que le des uso, los potencies y los dinamices.

Si nunca has trabajado con foros (y aunque lo hayas hecho), te aconsejamos leer este artículo de nuestro blog donde explicamos la importancia y el riesgo del uso de foros en elearning.

EXIGIBLE

Chat

NUESTRA EXPLICACIÓN

Un chat es una herramienta de comunicación en tiempo real (síncrona). A diferencia de los foros, los participantes tienen que estar conectados en el mismo momento para poder usarlo.

El objetivo es el mismo, que el curso no sea una mera presentación de contenidos y ejercicios y que se proporcionen diversos elementos de comunicación entre los participantes (alumnos) entre sí y estos mismos con el tutor.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Importante: recordad que es obligatorio guardar un registro de todas las comunicaciones que se realizan en la plataforma. El chat es una herramienta de comunicación, por lo que todo lo que ahí se escriba debe quedar registrado y tiene que poder presentarse al inspector cuando éste lo requiera.

Importante: por otro lado, todo el tiempo que el alumno pase fuera de la plataforma no está contabilizando y siempre es deseable que el tiempo conectado a plataforma se acerque al 75% de las horas lectivas comunicadas.
Por ello, es importante que vuestra plataforma disponga de un sistema de chat integrado que guarde registro de todo y que pueda ser exportado posteriormente.

EXIGIBLE

“Otras: Mensajería, mail, Skype, etc.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Este punto nos resulta bastante confuso. EXIGE otros métodos de comunicación pero especifica varios junto con un etc que lo deja aún más abierto.

Entendemos que el objetivo de este punto es añadir un método adicional al foro y al chat que permita una comunicación directa con el tutor.

Sin embargo hay que tener en cuenta que deben quedar registradas todas las comunicaciones y el tiempo conectado a ellas de los alumnos, por lo que la elección de una herramienta no integrada puede llevarnos a incumplir este requisito.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Optar por el sistema de mensajería interna y/o un sistema de videconferencia integrado en la plataforma.

Con otras herramientas como mail o Skype no vamos a cumplir la exigencia de tener registro de todas las comunicaciones y tampoco va a contar el tiempo que el alumno pase en esas herramientas como conectado.

DESEABLE

“Calendario de eventos del curso. No es necesario si la información se proporciona en la guía didáctica.”
“Área de información relativa al curso (noticias, enlaces a sitios web, etc.).”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Como requisitos deseables enumera dos áreas donde el alumno pueda ver un calendario de eventos o hitos importantes en el curso.

El objetivo es que el alumno no se pierda ningún hecho relevante y que siga un ritmo en su estudio que le permita ir completandolo.
El requisito del área de información complementaria simplemente busca que el alumno pueda ampliar información adicional al curso y pueda profundizar por su cuenta en diferentes temas del curso.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Añadir demasiadas funcionalidades en la plataforma puede despistar y dificultar el proceso del aprendizaje del alumno. Además te repercutirá en la resolución de más dudas, problemas y alumnos que no cumplen con los objetivos.

Nuestro principal objetivo con nuestra plataforma elearning evolCampus es mantener todo lo más sencillo y efectivo posible.

Si el calendario no es complejo, es decir, no tiene varios hitos importantes que el alumno debe cumplir, puedes incluirlo en la guía didáctica.
Si quieres que el alumno vaya cumpliendo una serie de acciones durante el curso, es conveniente que tu plataforma cuente con sistema para publicar eventos y avisos para el alumno. Puede ser en formato calendario u otro tipo.

 

Contenidos formativos de FUNDAE en plataformas e-learning

EXIGIBLE

“Los contenidos formativos deben ser interactivos, de manera que el tutor-formador tenga información en cada momento de la situación del alumno, que le permita optimizar su rendimiento. Deben estar disponibles en su totalidad a través de la plataforma y contar con apoyo audiovisual relacionado con los contenidos que facilite el aprendizaje.

No se considera teleformación la mera descarga de contenidos en pdf u otros formatos. “

NUESTRA EXPLICACIÓN

De este punto deducimos 2 requerimientos exigibles:

  • El contenido+plataforma debe permitir ver el progreso del alumno en el curso. Como mínimo, el % de actividades realizadas en el curso. Con esta información, el tutor puede contactar y motivar a aquellos alumnos que no están avanzando en el curso a un buen ritmo.
  • El contenido no puede ser únicamente PDF o texto plano. Ni basarse en descargas de archivos únicamente.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Asegúrate de que tu plataforma de formación online te ofrece información suficiente y variada de cada alumno en particular.
Debes poder detectar cuando un alumno no está avanzando a un ritmo adecuado para poder tomar acciones que le motiven a continuar.

En cuanto a los contenidos, emplea diferentes formatos. Puedes utilizar PDFs, pero añade también actividades evaluables, vídeos, test, debates u otro tipo de actividades que requieran interacción por parte del alumno.

 

SECCIÓN 3

SISTEMA TUTORIAL

“Deberá existir un sistema tutorial a lo largo de la acción formativa, que incluirá acciones orientadoras y de apoyo a los procesos de aprendizaje, dando respuesta a los problemas y las consultas.”

Como veremos en esta sección, por muy buena que sea la plataforma y el contenido, siempre debe existir una (o más) persona/s cualificadas que apoyen, dinamizen y resuelva las dudas de los almunos a lo largo del proceso se aprendizaje.

 

Requisitos del sistema tutorial

EXIGIBLE

Medio de realización: Se admitirán diferentes formas de realización de la actividad tutorial, siempre y cuando garanticen la interacción entre tutor-formador y participantes (correo electrónico, foro, videoconferencia – a través de Skype u otros medios -, etc.), se adecúen a los objetivos de la formación y pueda conservarse registro de las mismas. En este sentido, no sería válida la tutoría exclusivamente a través del teléfono.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

El tutor puede utilizar diferentes medios para atender a los alumnos.
Antes de elegir qué medio/s va a utilizar, mucha atención al requisito que de nuevo nos vuelven a indicar “… y que pueda conservarse registro de las mismas”.
Debes poder extraer en un informe todas las comunicaciones entre el tutor y cada alumno.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Utiliza medios integrados en la plataforma. Evita usar medios externos donde no vas a poder o te va a resultar muy difícil presentar y justificar las comunicaciones realizadas por esas vías.

Al utilizar medios integrados, la plataforma debe ser capaz de generar informes (conexiones y tiempos) de la actividad realizada por estos medios.

EXIGIBLE

“Número máximo de alumnos por tutor-formador: 80.”

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Si necesitas realizar una formación para más de 80 alumnos comprueba que tu plataforma te permite dividir una formación en grupos bajo una misma acción formativa.
FUNDAE sí permite generar diferentes grupos dentro de una misma acción formativa con el mismo tutor-formador para cada grupo.

 

Requisitos de los tutores-formadores

EXIGIBLE

“El tutor-formador deberá tener la formación y/o experiencia en la materia objeto del curso. Así como formación metodológica en tutorías de teleformación y/o experiencia.”

Información del tutor-formador en la plataforma: deberá aparecer una reseña profesional informando de su nivel académico o formación, así como experiencia docente o profesional relacionada con el contenido del curso, y una formación metodológica o experiencia acreditada como tutor de teleformación de al menos, 30 horas.
Esta información puede aparecer recogida en la presentación del curso, guía didáctica, pantalla inicial de la plataforma, etc.”

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Aquí se plantean 3 cuestiones a tener en cuenta:

  • El tutor-formador debe tener formación o experiencia demostrable en la materia del curso que está impartiendo. Cuidado con este requisito, ya que debe ser demostrable.
  • El tutor-formador debe tener formación o experiencia demostrable de al menos 30 horas en la impartición de formación online.
    De aquí extraemos que el primer curso que el tutor-formador imparte de manera online no puede ser uno bonificado por FUNDAE a no ser que haya realizado un curso previo de al menos 30 horas.
  • Por último, el alumno tiene que tener disponible en la plataforma una reseña profesional del tutor-formador donde se indique la formación y/o experiencia que tiene en los puntos anteriores.

EXIGIBLE

“Se admitirá que las funciones relacionadas con la dinamización del curso sean realizadas por tutores virtuales o programas de tutorización automatizados a través de un sistema de alertas o similar, aunque dicha figura deberá ir acompañada por un tutor-formador no virtual con conocimientos de la materia.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Existen plataformas (como evolCampus) que facilitan el seguimiento de los alumnos en su aprendizaje mediante alertas y avisos automáticos. Esto facilita muchisimo las labores de tutorización y aumentan considerablemente la tasa de éxito de los alumnos.

No obstante, por muy buenos que sean estos sistemas, siempre debe existir una persona formada en la materia que interactúe para resolver dudas y ayudar en la comprensión de los contenidos.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Teniendo en cuenta que es obligatorio que haya una persona que realice la tutorización, lo ideal es que la plataforma nos de información y nos alerte de la situación de cada alumno en el curso de forma individualizada.

Esto nos permitirá identificar alumnos con problemas en la realización del curso, desmotivación, abandono… y nos permitirá realizar acciones específicas con ellos de manera preventiva.

 

Funciones del tutor-formador

”El tutor-formador llevará a cabo dos tipos de actividad diferenciadas que podrán ser desempeñadas por una o más personas.”

EXIGIBLE

Dinamizador: que desempeñará un papel proactivo en todo el proceso formativo, realizando las siguientes funciones:

  1. Presentar el curso, la metodología y los tutores-formadores a través del foro o mensajería integrados en la plataforma (deberá quedar constancia de la misma).
  2. Orientar y guiar en la realización de actividades, el uso de los materiales y la utilización de las herramientas de la plataforma.
  3. Fomentar la participación.
  4. Solucionar problemas relacionados con el desarrollo del curso.
  5. Realizar el seguimiento de la participación de los alumnos.”

Formador: persona capacitada para impartir los conocimientos de la acción formativa, cuyas funciones fundamentales serán:

  1. Realizar el seguimiento de la evolución del aprendizaje del alumno con el fin de comprobar si adquiere los conocimientos previstos.
  2. Resolver dudas relacionadas con el contenido del curso.
  3. Prestar el apoyo necesario mediante una labor de refuerzo del dinamizador.
  4. Participar en el seguimiento de las actividades realizadas por los alumnos y realizar los controles de aprendizaje y evaluación.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Explica las 2 funciones que deben realizarse con los alumnos. Pueden ser realizadas por la misma persona o por dos personas diferentes.

El dinamizador no tiene porque conocer la material que se imparte. Sirve de soporte ante problemas que se le presenten a los alumnos, fomenta la participación y explica cómo debe ser el recorrido del curso. Muy importante es que pueda detectar con anticipación a aquellos alumnos que no están avanzando o que van a un ritmo más lento, y que, por lo tanto, tienen riesgo de no terminar el curso. Su trabajo es más proactivo que pasivo.

El formador: Es el experto en la materia que se imparte. Resuelve las dudas relacionadas con la materia del curso, corrige las actividades de los alumnos para comprobar que adquieren el nivel y conocimientos deseados. Aunque su labor es más pasiva, es recomendable que apoye en las labores del dinamizador, por ejemplo fomentando la participación en foros.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Desde el punto de vista de negocio, lo ideal es que ambas funciones las realice la misma persona, ya que supone un ahorro de costes. Además, al dinamizador le llegarán dudas relacionadas con la materia, por lo que tiene que pasarlas al formador y viceversa, lo que provoca retrasos en la atención del alumno.

Por lo tanto, nuestra recomendación, es que la plataforma facilite todo lo posible estas funciones mediante alertas, tareas automáticas, indicadores clave…, todo ello de la manera más fácil y sencilla posible.

Una plataforma de teleformación con las herramientas adecuadas permitirá al tutor-formador realizar estas funciones a un volumen elevado de alumnos de forma efectiva y con un esfuerzo menor.

EXIGIBLE

“El número de horas de tutorías quedará limitado al número de horas de la acción formativa, sin perjuicio de lo contemplado en la normativa relativa a la impartición de certificados de profesionalidad en la modalidad de teleformación. Asimismo, el número de horas anuales de disponibilidad del tutor vendrá determinado por las establecidas en el convenio colectivo correspondiente o por el contrato laboral; en caso de que no se indiquen las horas anuales trabajadas, se aplicarán como regla general 1.750 horas anuales”

“Es imprescindible que el grupo formativo disponga, como mínimo, de un tutor acreditado con capacidad técnica y conocimientos para impartir la acción formativa.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Se indican 3 cuestiones en este punto:

  • No se pueden realizar más horas de tutorías que las comunicadas a FUNDAE en la acción formativa. Es decir, si el curso es de 80 horas, el tutor no podrá dedicar más tiempo a realizar sus labores de tutoria para ese grupo.
  • Obviamente un mismo tutor-formador no puede realizar más de 1.750 horas por convenio laboral.
  • De nuevo nos recuerda y hace más hincapié en que el tutor debe acreditar experiencia y capacidad suficiente para realizar estas labores.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Asegúrate de que el curso no se alarga más allá de las horas lectivas comunicadas a FUNDAE.
Lo ideal es que la plataforma cuente con mecanismos automáticos que den por terminado el curso y no permitan el acceso tras alcanzar las fechas comunicadas a FUNDAE.

Por otro lado, cuidado con poner al mismo tutor en muchos cursos simultáneos. Aunque su labor la desarrolle de manera correcta, la suma de horas lectivas de los cursos que tutoriza puede superar las horas anuales del convenio y podemos tener problemas ante una inspección.

 

SECCIÓN 4

CONTROLES DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN

“La Ley 30/2015 incide en la evaluación orientada a resultados, que en el caso de la modalidad de teleformación deberá permitir acreditar la adquisición de conocimientos por parte de los alumnos y la consecución de los objetivos establecidos. Para ello, es imprescindible disponer de controles de evaluación de aprendizaje.”

EXIGIBLE

“Los controles de aprendizaje y/o pruebas de autoevaluación deberán ser acordes con los contenidos, permitiendo evaluar el cumplimiento de los objetivos del curso así como el seguimiento durante el proceso formativo.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Se entiende por control de aprendizaje cualquier ejercicio evaluable (ejercicio de corrección, tests, debates evaluables…) que incluye una acción formativa.
Las pruebas de autoevaluación son aquellas en las que el alumno puede comprobar sus progresos con algún tipo de ejercicio que pueda realizar sin intervención del tutor, por ejemplo los test autoevaluables.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Recordemos que unido a este requisito exigible también está la obligatoriedad de que estos controles de aprendizaje estén repartidos por toda la acción formativa (debe haber varios), y que FUNDAE considera como deseable que exista un control de aprendizaje final.

La plataforma debe proporcionar de forma sencilla información sobre los avances y resultados de cada alumno en la realización de este tipo de actividades.

No se especifica de forma clara que los alumnos deban superar con una calificación mínima dichos controles de aprendizaje.
Sin embargo nuestra recomendación es controlar que en los ejercicios se alcance el 5 sobre 10 para darlos por superados.

EXIGIBLE

Trazabilidad del participante: para poder realizar las diferentes pruebas de autoevaluación, el participante debe acceder previamente a los contenidos que las originan, teniendo en cuenta lo establecido en la planificación de la acción formativa, debiendo garantizar el tutor-formador que estas pruebas se realizan según la secuencia adecuada para el desarrollo del proceso de formación.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

La plataforma no debe permitir realizar un control de aprendizaje o prueba de evaluación sin antes haber realizado las actividades previas donde se adquieren los conocimientos necesarios para su realización.
Este apartado está relacionado con la obligatoriedad de que el alumno estudie los contenidos en el orden estipulado (de forma secuencial), que hemos analizado en el punto 2.3 ‘Registro de actividad’

NUESTRA RECOMENDACIÓN

En primer lugar, estructura tu curso de forma lógica, dividiendo cada parte del mismo en diferentes actividades. Esto ayudará al alumno a poder seguir la secuencia diseñada y te dará menos problemas.

Además, la única manera de cumplir este requisito es que la plataforma cuente con un sistema que impida acceder a una actividad sin haber pasado por otras previas a la misma. Con evolCampus podrás conseguirlo con un único click indicando que es un curso secuencial, olvidandote de complejas configuraciones.

EXIGIBLE

“Para tener la consideración de participante finalizado, además del tiempo de conexión, tiene que haber realizado al menos el 75% de los controles de aprendizaje. Los registros de actividad deberán recoger información sobre la realización de estos controles y su resultado.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Para poder bonificar a un alumno, es obligatorio que realice el 75% de los controles de aprendizaje , a parte de completar el 75% del total del curso que ya hemos visto que es otro requisito obligatorio.

Además de la fecha y hora en la que se ha realizado deberemos informar de la calificación obtenida.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Vigila este porcentaje, porque puede que un alumno vaya realizando el contenido del curso y deje los controles de aprendizaje para el final. Si solo ves el porcentaje global puede parecer que el alumno avanza correctamente para luego darnos cuenta de que es así.

Asegúrate de que tu plataforma elearing te permite diferenciar estos dos porcentajes y es capaz de generar informes donde aparezcan de manera individualizada (por alumno) los controles de aprendizaje realizados, la fecha y hora de realización y la calificación obtenida. Como el resto de informes, debe ser accesible por el inspector y debe poder descargarse.

 

Cuestionario de evaluación

EXIGIBLE

“El cuestionario de evaluación/satisfacción (Modelo normalizado) deberá estar accesible a través de la plataforma.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

El cuestionario de evaluación es una encuesta final obligatoria que el alumno debe realizar. Esta encuesta debe realizarse exactamente según el modelo descargable desde la página web de Fundae, debiendo el alumno contestar todas las preguntas para que sea válido.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

El requisito exige que el cuestionario esté accesible a través de la plataforma, no que se realice a través de ella.
No obstante, si la plataforma que eliges permite realizar la encuesta desde la propia plataforma (online), constituirá un importante ahorro de problemas y de tiempo. Si la plataforma no lo permite, tendrás que encargarte de ir reclamando alumno por alumno que complete y envie su encuesta completada.

Asegúrate de que este cuestionario es exactamente igual en cuanto a formato y contenido que el que dispone FUNDAE.

 

SECCIÓN 5

ACREDITACIÓN DE LAS ACCIONES FORMATIVAS

 

Período de mantenimiento del curso/plataforma

EXIGIBLE

“Aunque los cursos hayan finalizado, la plataforma así como el nombre de usuario y clave facilitada deberán permanecer activas todo el periodo de ejecución de la iniciativa y hasta un mes después de la presentación del último boletín de cotización del ejercicio correspondiente para facilitar las actuaciones de Seguimiento y Control.

En cuanto al curso en sí, no es necesario que se mantenga en la plataforma una vez finalizado, aunque deberá conservarse la documentación/soporte acreditativo del mismo, durante los cuatros años que establece la norma.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Varios conceptos a tener en cuenta:

“…el nombre de usuario y clave facilitada deberán permanecer activas…” :
Significa que debemos proveer al inspector de un usuario que pueda entrar a la plataforma para ver toda la información e informes que se han ido nombrando a lo largo del documento. Este usuario ÚNICAMENTE tiene que ver los datos de los alumno de la acción formativa que se esté inspeccionando.

“..activas todo el periodo de ejecución de la iniciativa y hasta un mes después de la presentación del último boletín de cotización”
El acceso a la plataforma por parte del inspector debe estar activo (al menos) hasta 1 mes después de haber finalizado el plazo de presentación de los TC’s (TC1, TC2) correspondientes al mes de diciembre de ejercicio en curso..
Esto significa que hasta enero-febreo del año siguiente debe permanecer activa

 

“…deberá conservarse la documentación/soporte acreditativo del mismo, durante los cuatros años que establece la norma” :
El contenido del curso y todos los informes exigidos deberán conservarse hasta cuatro años después de finalizar el curso. Ya no es necesario que la plataforma sea accesible pero si se debe guardar toda la información, contenidos e informes que se generan. Puede ser en formato papel o digital.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

  1. Asegúrate de que la plataforma permite generar un tipo de usuario que pueda consultar únicamente la información relativa a una acción formativa y que tenga acceso a todos los informes, contenidos e información de cada alumno.
  2. Asegúrate también de mantener la plataforma operativa hasta un mes después de presentar el boletín de cotización (TC1) de diciembre, es decir, enero-febreo del año siguiente a la finalización del curso.
  3. A parte de los contenidos utilizados en el curso, descarga de la plataforma todos los informes requeridos, a ser posible en formato PDF para poder presentarlos en caso de inspección durante los cuatro años siguientes a la finalización del curso. Para ello, verifica que la plataforma genera estos informes y que permite descargarlos.
 

Documentación acreditativa a conservar

”De cara a las posibles actuaciones de seguimiento y control, deberá conservarse, durante un período de cuatro años, la siguiente documentación relativa a las acciones impartidas bajo la modalidad de teleformación”

EXIGIBLE

“Registros de actividad/interacción con el programa (incluyendo la asistencia tutorial y de la realización de controles de aprendizaje)”
“Controles de aprendizaje/pruebas de evaluación.”
“Contenidos y recursos didácticos.”
“Guía didáctica.”
“Currículum y acreditaciones del tutor-formador.”

NUESTRA RECOMENDACIÓN

De nuevo, asegúrate de que la plataforma registra y permite generar todos estos informes, y que además son descargables.

Aunque la plataforma la mantengas activa, te recomendamos que descargues los documentos en el momento de finalización del curso.
4 años son muchos años…Te recomendamos que aparte de guardar una copia en vuestros ordenadores utilices algún sistema de alojamiento en la nube para evitar perdidas accidentales o desastres que puedan pasar a tus equipos.La mayoría te perminten almacenar varios gigabytes de información de forma gratuita.

EXIGIBLE

“Acreditación de entrega de Cuestionarios de evaluación*.

* Si la entrega (descarga) se realiza a través de la plataforma, el alumno deberá acceder utilizando su clave personal y existir registro de dicha descarga a modo de recibí). Así mismo, si la entrega se realiza mediante otros medios (correo electrónico o similar), deberá poder acreditarse que se cumplió la obligación en tiempo y forma, mediante recibís, informes de entrega, acuses de recibo de los participantes.”

“Acreditación de entrega de Certificados de participación o Diplomas*.

* Si la entrega (descarga) se realiza a través de la plataforma, el alumno deberá acceder utilizando su clave personal y existir registro de dicha descarga a modo de recibí). Así mismo, si la entrega se realiza mediante otros medios (correo electrónico o similar), deberá poder acreditarse que se cumplió la obligación en tiempo y forma, mediante recibís, informes de entrega, acuses de recibo de los participantes.”

NUESTRA EXPLICACIÓN

Cuando un alumno finaliza los contenidos y controles de evaluación del curso (al menos el 75% de ambos) es obligatorio que realice el cuestionario de evaluación y que se le haga entrega de un diploma que acredite que ha terminado el curso satisfactoriamente.

FUNDAE da libertad para que tanto cuestionarios de evaluación como los diplomas puedan gestionarse fuera de la plataforma, pero recuerde que al menos el cuestionario especifica la obligación de estar disponible a través de la plataforma.

NUESTRA RECOMENDACIÓN

Puede ahorrar mucho tiempo y problemas si trabaja con una plataforma e-learning que automatice estos procesos.

Gestionar manualmente la descarga de los cuestionarios, su realización, la generación de diplomas y envío, con sus correspondientes registros obligatorios puede significar una enorme cantidad de trabajo y perdidas de información si se hace manualmente.establece

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