¿Cuánto tiempo se debe conservar la documentación de FUNDAE?

A menudo nos preguntan clientes y empresas de formación acerca de cuánto tiempo deben conservar la documentación justificativa de un curso bonificado una vez que ha finalizado.

Es una cuestión importante dado que en una posible inspección la ausencia de esta documentación podría suponer que tuviéramos que devolver las cantidades bonificadas, y a veces esto puede pasar varios años después.

Por ello ante una inspección ex-post es necesario aportar dicha documentación en plazo para poder justificar la realización del curso de acuerdo a lo comunicado en la aplicación de Fundae.

La documentación de la formación bonificada a través de Fundae la deberemos guardar durante 4 años. De este modo es muy recomendable al finalizar un curso revisar exhaustivamente si tenemos todo listo de acuerdo a la normativa y subsanemos cualquier error que podamos detectar (facturas que no tienen los datos exigibles, trabajadores a los que no se ha entregado aún el diploma, etc).

Los problemas pueden surgir después si no dejamos cada curso cerrado y totalmente documentado, y muchas veces tienen, estos problemas, son difícilmente subsanables.

¿Desde cuándo comienza a contar el plazo de cuatro años?

El plazo de cuatro años comienza a contar a partir del momento en que haya finalizado el plazo de presentación de los TC del mes de diciembre
del ejercicio en curso.

¿Qué documentación debemos conservar?

Tal y como indica FUNDAE en su web la documentación que se debe conservar es la siguiente:

  • Control de asistencia (modalidad presencial)
  • Currículum y acreditaciones del tutor.
  • Cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes.
  • En caso de acciones impartidas mediante teleformación, registros de actividad/interacción con el programa (incluyendo la asistencia tutorial y de la realización de controles de aprendizaje), controles de aprendizaje/pruebas de evaluación, guía didáctica.
  • En su caso, informe de la Representación Legal de los Trabajadores.
  • Documentación justificativa de los costes y comprobantes de pago.
  • En el caso de las empresas organizadoras, Contrato de encomienda de la organización.

¿Hay que remitir a FUNDAE alguna documentación?

No, una vez finalizado el curso no es necesario enviar a FUNDAE ninguna documentación. Todas las comunicaciones se hacen telemáticamente y tan solo deberemos aportar la documentación si en una inspección así nos lo requieren. De ahí la importancia de mantener un archivo ordenado donde sea sencillo localizar la documentación referente a cualquier curso.

Esperamos que este artículo haya sido de ayuda y os animamos a suscribiros a nuestra newsletter donde os mantenemos al día de cualquier novedad.

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